Het succes van een intranet

Intranet is hip. Steeds meer organisaties beschikken erover. Een intranet is in feite een privaat netwerk. Een afgesloten omgeving die bestaat uit verschillende webpagina’s en/of webapplicaties die onderling met elkaar zijn verbonden. Het is echter niet vanzelfsprekend dat een intranet altijd succesvol is. Het succes staat of valt met de voorbereidingen van een implementatie en de manier waarop er mee wordt omgegaan binnen de organisatie. Maar waar moet je allemaal op letten in het traject?

Bepaal de meerwaarde

Wat je vaak ziet bij trends is dat organisaties niet achter willen blijven. Neem bijvoorbeeld apps voor smartphones. Veel organisaties willen heel graag een app, maar meer omdat andere organisaties (concurrenten) dat ook hebben in plaats van dat het ook echt een doel dient. Met intranet is dat precies hetzelfde. Net zoals bij elke andere implementatie van een dienst is het de bedoeling dat deze dienst een bepaald probleem oplost. Vraagt u zich dus af of de ontwikkeling van een intranet de oplossing is voor het probleem én of het de juiste oplossing is. Bepaal de meerwaarde van een intranet en vergelijk deze oplossing ook met andere oplossingen.

Wie zijn de gebruikers?

Dit is een belangrijke vraag. Werken met een intranet vraagt om bepaalde vaardigheden. Alleen wanneer de gebruikers goed en gestructureerd met het intranet kunnen werken, kan het succesvol zijn. Aan de hand van de vaardigheden waarover de gebruikers beschikken, kan bijvoorbeeld de gebruikerservaring worden aangepast en kan bepaald worden in hoeverre de gebruikers moeten worden ondersteund en begeleid.

Complexiteit afhankelijk van de gebruikers

De complexiteit van uw intranet hangt helemaal af van uw behoeften van uw organisatie. Afhankelijk van die behoeften kan het zelfs binnen uw website worden ingebouwd. Wanneer u niet te veel wilt investeren maar wel effectief wilt samenwerken met uw collega’s, dan kan een intranet op basis van uw huidige website interessant zijn. Door middel van een goede structuur kan alle belangrijke informatie op de juiste plek beschikbaar worden gesteld en via ieder apparaat worden bekeken en beheerd. Door het toekennen van beheerders rollen en rechten kunt u zelf beslissen wie welke content kan zien en kan beheren.

Het intranet kunt u vervolgens gebruiken voor het delen van kalenders, informatie omtrent nieuwe en bestaande collega’s (smoelenboek/verjaardagen) of bijvoorbeeld documenten zoals declaratieformulieren en arbeidsvoorwaarden. Het is altijd mogelijk om na loop van tijd het intranet uit te breiden met bijvoorbeeld Microsoft SharePoint Online, zodat u nog intensiever kunt samenwerken.

Succesvolle implementatie

Veel organisaties gaan de fout in door de te denken dat de implementatie van een intranet van de ene op de andere dag succesvol is. Dat is helaas niet zo. U moet zich bedenken dat een intranet zich ontwikkelt en meegroeit met de organisatie en de medewerkers. Het succes van een intranet is dus pas op langere termijn te bepalen. Gebruikers zullen moeten wennen aan de nieuwe manier van werken, maar zodra ze gewend zijn, zult u merken dat naarmate de tijd vordert, zij steeds minder zónder intranet kunnen. Er ontstaat een soort van ‘collectief geheugen’, een zeer waardevolle bron die bovendien zeer kostenbesparend is. Zo zal de printer minder uren gaan draaien, zal de productiviteit hoger liggen (gebruikers hoeven zich niet meer te verplaatsen om bij documenten te komen) en zal kennis niet verloren gaan in het geval van een vertrekkende collega.

Bent u benieuwd naar de mogelijkheden van een intranet-omgeving op basis van uw huidige website? Wij komen graag een keertje bij u langs om te kijken wat wij voor u kunnen betekenen. Neem daarvoor gerust contact met ons op.