SharePoint met succes invoeren in het onderwijs: 5 tips

Steeds meer onderwijsinstellingen in het primaire onderwijs die gebruik maken van Office365 gaan met SharePoint aan de slag. Niet zo vreemd want SharePoint kan ook in het onderwijs veel toegevoegde waarde bieden. De kracht ligt hem in het combineren van verschillende invalshoeken zoals intranetomgeving, samenwerkportaal voor kennisdeling en documentbeheer. Als SharePoint centraal beheerd wordt, kan zowel op schoolniveau als tussen scholen onderling in één omgeving worden samengewerkt en informatie worden uitgewisseld.

Helaas leidt de invoering van SharePoint niet in alle gevallen tot het beoogde succes of verloopt het traject moeizaam. Hoe zorg je er als onderwijsinstelling voor dat de invoering binnen jouw organisatie wel een succes wordt? Vijf tips:

1. Begin bij jezelf

Start met je blik te richten op jezelf. Dit is misschien wel de belangrijkste tip die je ter harte zou moeten nemen. Nog te vaak komen wij bij organisaties die onvoldoende naar zichzelf kijken. Vraag je af wat voor soort organisatie je bent en waar je naar toe wilt. Een school die op ICT gebied kiest voor een degelijke aanpak zal op een andere manier met SharePoint omgaan dan scholen die op dit gebied voorop lopen. Het is belangrijk om dit mee te nemen in je aanpak.

Door de toenemende populariteit en naamsbekendheid van SharePoint dreigt bij sommige organisaties een soort blinde vlek te ontstaan voor de oplossing. Bedenk dat SharePoint uiteindelijk een middel is om je doel te bereiken. Dit kan bijvoorbeeld efficiënter samenwerken of breder kennis delen zijn. Belangrijk is dat je dit doel steeds in gedachten blijven houden.

2. Zorg voor draagvlak

Bij elke verandering of vernieuwing is het heel belangrijk om draagvlak te creëren. SharePoint vraagt een andere manier van werken en vereist toelichting op het hoe en waarom. Een goede tip is om een werkgroep samen te stellen met enthousiaste collega’s vanuit diverse lagen van de organisatie die in staat zijn om met hun enthousiasme andere collega's te stimuleren en te helpen bij de invoering. Als je mensen kunt overtuigen van de voordelen heb je de helft al gewonnen.

3. Investeer in kennis

In aansluiting op het voorgaande is het van groot belang om iedere medewerker is staat te stellen om zich de nieuwe manier van werken met SharePoint eigen te maken. Een trainingssessie vormt een uitgelezen mogelijkheid om niet alleen in te gaan op functionele zaken (hoe) maar ook aandacht te geven aan het wat de toegevoegde waarde kan zijn en waarom je als organisatie hier voor kiest (waarom). Organiseer trainingen voor iedere laag van de organisatie. Vergis je niet door maar één gebruikersgroep op te leiden. Het goed kunnen werken met SharePoint heeft betrekking op het individu. SharePoint vormt immers een onderdeel van Office365 waarin veel van de functies (mail, agenda, OneDrive) persoonlijk zijn. Juist het combineren van deze persoonlijke tools met organisatie brede zaken levert synergie op.

4. Neem de tijd

Het succesvol implementeren van SharePoint kost tijd. Neem die tijd. Stel jezelf geen onhaalbare doelen door implementatie binnen te korte tijd te willen realiseren. SharePoint is eigenlijk nooit af maar het traject van implementatie kent natuurlijk wel een einde. Ga daarom stapsgewijs te werk.

Een best practice is om je eerst te richten op de functie van SharePoint als samenwerkingsportaal voor bijvoorbeeld school overstijgende werkgroepen. Vanuit deze werkgroepen is er van nature behoefte om centraal informatie met elkaar te delen. Zij lopen hiermee voor op de gemiddelde medewerker die SharePoint (in eerste instantie) wellicht alleen gebruikt als informatiebron.

Maak hierna de stap richting de intranetfunctie waarmee je een praktisch portaal neerzet waar iedere medewerker nuttige informatie vandaan kan halen. Cruciaal hierbij is een omgeving te creëren die actueel is en waar ook echt 'iets te halen' valt. Zorg er dus voor dat je nadenkt wie dit gaat onderhouden. Tot slot kun je je richten op de grootste groep gebruikers. Hierbij werkt het goed om een aantal scholen als pilot te laten fungeren en hun ervaringen mee te nemen bij de verdere uitrol.

5. Blijf bijstellen

Zoals gezegd is goede SharePoint omgeving nooit af. De functionaliteit van de omgeving dient voortdurend te worden bijgesteld naar de dagelijkse praktijk. Hoe meer informatie centraal kan worden opgeslagen en gedeeld hoe groter het voordeel. Het is tevens van belang om je doorlopend te blijven richten op de adoptie van de omgeving door medewerkers. Je haalt het meeste uit de omgeving als deze veelvuldig door alle lagen van de organisatie wordt gebruikt. Het mooie is daarnaast dat de omgeving door Microsoft automatisch wordt geüpdatet en uitgebreid met nieuwe mogelijkheden. Blijf je verdiepen in nieuwe toepassingen en blijf medewerkers prikkelen om hier creatief mee om te gaan.

Samen met ons zusterbedrijf Heutink ICT verzorgt web2work ondersteuning en advies bij de implementatie van SharePoint binnen onderwijsinstellingen. Wilt u weten wat wij voor u kunnen betekenen neem dan contact met ons op.

Media
  • Sharepoint_onderwijs_blog.jpg