Stichting mijnplein

“Niet mailen maar delen”

Stichting mijnplein is het overkoepelende bestuur van 22 scholen voor katholiek en protestants christelijk primair onderwijs in Salland. Enkele jaren terug was mijnplein op zoek naar een oplossing om de communicatie tussen en binnen de scholen helderder en eenduidiger te maken. Heutink ICT heeft toen een Office 365-omgeving met SharePoint ingericht, helemaal toegespitst op de wensen en de look & feel van de stichting.

Paraplu

Gerard Holtslag, bovenschools ICT’er bij mijnplein, legt uit dat de nieuwe omgeving als een paraplu boven de stichting hangt. “We kunnen informatie delen en hebben eenvoudig toegang tot allerlei formulieren. In een tweede stap zijn ook alle scholen onder de paraplu komen te hangen. Naast de overkoepelende omgeving heeft elke school een eigen SchoolIntranet gekregen. Alle leerkrachten hebben nu een mijnplein-account en -mailadres. Dat geeft veel extra mobiliteit. Wanneer een leerkracht bijvoorbeeld tijdelijk op een andere school binnen de stichting gaat werken, neemt hij of zij gewoon zijn account mee. We kunnen de school waar hij normaal werkt eenvoudig ontkoppelen en een andere school aan hem koppelen. Zo kan de gebruiker ook bij het SchoolIntranet van die school komen. Alle scholen zijn intussen zover dat de bestanden die vroeger op de lokale server stonden, de zogenaamde L-schijf, zijn geüpload naar de SharePoint-pagina van de school.”

Nieuwsitems publiceren

De intranetomgeving van mijnplein is in opzet en uiterlijk identiek aan die van de individuele scholen, aldus Gerard. “Het is allemaal heel eenduidig, en dat is ook voor mij als bovenschools ICT’er heel handig. Ik kan ook met een paar klikken een bepaald onderwerp of een tip als een soort nieuwsitem beschikbaar stellen. Om een voorbeeld te noemen: je kunt nu zelf je wachtwoord voor deklas.nu resetten als je het kwijt bent, maar lang niet alle collega’s weten dat. Over dit soort onderwerpen publiceer ik voor iedereen nieuwsitems via de intranetomgeving.”

Cloud Assistent

Over de samenwerking met Heutink ICT is Gerard Holtslag zeer te spreken. “Ze zijn makkelijk te benaderen en reageren heel alert. Zo hebben ze ook nog een tool ontwikkeld die vooral ideaal is voor scholen binnen mijnplein die nog geen glasvezelverbinding hebben: de Cloud Assistent. Dat is een programmaatje waarmee in de verkenneromgeving de schijven van de SharePoint-omgeving en de OneDrive van de school zichtbaar gemaakt kunnen worden, zonder dat je daarvoor online hoeft te zijn. Zo kunnen leerkrachten heel eenvoudig bestanden verplaatsen. In de Microsoft online-omgeving kun je normaal geen mappen met inhoud verplaatsen, met de Cloud Assistent kan dat wel.”

Websites, apps en wiki’s

Een aantal scholen binnen mijnplein heeft ook een Schoolwebsite van Heutink ICT. “Die sites zijn makkelijk up to date te houden. Daarbij is wel een verandering gaande: voor zaken als directe oudercommunicatie wordt steeds meer gewerkt met apps. Heutink ICT biedt een SchoolApp en een aantal van onze scholen maakt daar al met succes gebruik van. Verder zijn er diverse scholen die gebruik maken van de SchoolWiki van Heutink ICT. Dat is een ideaal middel om de verplichte schoolgids digitaal aan te bieden, inclusief een zoekfunctie. Ouders kunnen met de SchoolWiki eenvoudig zoeken naar informatie, ook via de SchoolApp. Bovendien is de informatie in de schoolgids eenvoudig up to date te houden; je hoeft niet steeds een nieuwe gids te drukken.”

Profijt

Gerard ziet de nieuwe omgeving als een aanwinst op communicatiegebied. “Vanuit het bestuur worden onze medewerkers nu ook echt gestimuleerd – min of meer gedwongen zelfs – om de intranetomgeving te bekijken. Alleen al omdat daar bijvoorbeeld ook de vacatures binnen de stichting staan. Hoe meer collega’s met deze nieuwe omgeving gaan werken, hoe meer profijt we er samen van kunnen hebben.”

Media
  • rietkraag-3
  • Mijnplein - webdesign HOME
  • SharePoint afbeelding 1 Home
  • SharePoint afbeelding 2 Schoolpagina
  • SharePoint afbeelding 3 Documentenpagina