Cogas

Hoe zorgen we als organisatie ervoor dat we intern gaan communiceren? Voor veel bedrijven is deze vraag moeilijk te beantwoorden en ook Cogas worstelde met deze kwestie. Met de inzet van SharePoint bouwde web2work een intranet voor Cogas dat voornamelijk als intern communicatiemiddel dient. Het resultaat is één centrale, digitale omgeving waar kennis, nieuws en documenten worden gedeeld.

Cogas beschikte al over een SharePoint-omgeving, maar die was dermate verouderd en onoverzichtelijk en werd daardoor weinig gebruikt. “Onze collega’s lieten het logischerwijs links liggen. Toch was dat ons enige interne communicatiekanaal en we hadden dan ook de wens om de gehele SharePoint-omgeving op de schop te gooien en gebruiksvriendelijker te maken. Het belangrijkste onderdeel was het vernieuwen van de homepagina van het intranet waar onze nieuwsvoorziening op staat,” vertelt Birgit Boode, communicatieadviseur bij Cogas.

Interne communicatie

Voor het netwerkbedrijf is interne communicatie zeer belangrijk. “Cogas bestaat uit verschillende business units waarvan wij vinden dat ze onderling veel meer met elkaar moeten communiceren. We willen dat collega’s zelf vertellen waar ze mee bezig zijn, wat voor leuke dingen ze hebben gedaan en zo verder kijken dan alleen de eigen business unit. Van al die verschillende eilandjes wilden we vanaf. Met dit intranet is dat gelukt,“ aldus Birgit.

Cogas nam alle collega’s mee in het proces en stimuleerde zelfgemaakte nieuwsvoorziening. “We beschikken nu over een overzichtelijke intranetpagina waar alle medewerkers zelf nieuws op kunnen plaatsen. Dat wordt dan ook veel gedaan. Natuurlijk lezen we wel mee, maar we hebben gezegd: zet er lekker zelf op wat je wilt en informeer collega’s wat je aan het doen bent, welke plannen je hebt of waar je bent geweest. Dat gebeurt op een laagdrempelige manier. Zo heeft de business unit ‘duurzaam’ onlangs een school bezocht en hebben daar voor de leerlingen een workshop duurzaamheid verzorgd. Daar is vervolgens een verhaal met foto’s van gemaakt. Dat soort berichten laat aan alle collega’s zien waar we mee bezig zijn en is een stimulans om op deze weg verder te gaan.”

De achterkant

Het volgende punt op de agenda is het op de schop gooien van de achterkant van de SharePoint-omgeving. “We gaan nu aan de slag met alle documentatie in de achterkant van SharePoint. Daar hebben we één grote bak boordevol documenten staan waar niemand wat in kan vinden en waar totaal geen lijn in zit. Dat willen we wijzigen in een overzichtelijke omgeving. Daarbij kijken we ook naar toegang tot specifieke documenten. We willen een deel dat voor iedereen beschikbaar moet zijn, maar ook afgeschermde secties voor diverse afdelingen of projecten.”

Positieve reacties

De SharePoint-omgeving bevalt Cogas uitstekend. “We hebben heel veel positieve en enthousiaste reacties gekregen en bijna geen gemopper over de functionaliteit of toegankelijkheid. We hadden verwacht dat we veel meer energie zouden moeten steken om onze collega’s te vertellen hoe ze berichten moeten plaatsen, maar we zien dat het bij iedereen lukt. We hoeven ze haast niet uit te leggen wat ze moeten doen. Een kind kan de was doen.”

Websites

De ervaring met web2work bij de realisatie van het intranet was zo goed dat Cogas besloot om web2work opnieuw in te schakelen voor meer projecten. Zo zijn er twee nieuwe websites (Cogas en Coteq Netbeheer) gerealiseerd. Boode vertelt: “Voorheen hadden we één website die draaide op Wordpress en die had wat valkuilen op het gebied van veiligheid. Doordat het CMS verouderd was hebben we besloten om uit te kijken naar een nieuwer en veiliger CMS. Met name de veiligheid is voor ons erg belangrijk, want op onze websites worden persoonlijke gegevens van klanten verwerkt.”

Eindoordeel

Web2work zorgde op de nieuwe websites voor de integratie van twee op maat gemaakte modules, een storingsmodule en een klantportal. “Die kennis kenmerkt web2work. Het is een partij die met je meedenkt en openstaan voor nieuwe ideeën. Dankzij de korte lijntjes kunnen we snel schakelen en worden bepaalde issues binnen mum van tijd opgelost. Gewoon een prettig club!”

Over Cogas

Cogas is al ruim 50 jaar actief als regionaal netwerkbedrijf in een groot deel van Twente en de gemeente Hardenberg. De bedrijfsonderdelen richten zich op de ontwikkeling, de aanleg en het beheer van de netwerken voor gas, elektriciteit, warmte en telecommunicatie. Daarnaast biedt Cogas expertise aan op het gebied van duurzame energieoplossingen.

Media
  • computer-cogas.png
  • computer-coteq.png